Ser productivo no consiste en hacer todo lo posible cada día, sino en hacer las cosas que más importan, con determinación y concentración. Las personas altamente productivas parecen tenerlo todo resuelto, pero lo que realmente tienen son hábitos y estrategias que les ayudan a mantenerse en el buen camino. Afortunadamente, usted mismo puede adoptar muchos de estos hábitos.
A continuación te explicamos cómo aumentar tu productividad y aprovechar al máximo cada día:
- Prioriza bien tus tareas
Una de las principales claves de la productividad es aprender a establecer prioridades de forma eficaz. Empieza por distinguir entre las tareas que son importantes y las que son meramente urgentes. Las tareas urgentes exigen atención inmediata, pero no contribuyen necesariamente a tus objetivos a largo plazo. Las tareas importantes, en cambio, te acercan a tus objetivos más amplios.
Prueba a utilizar un sistema como la Matriz de Eisenhower, que clasifica las tareas en cuatro grupos: urgentes e importantes, importantes pero no urgentes, urgentes pero no importantes y ninguna de las dos cosas. Identificar dónde encaja cada tarea te permite centrarte en lo que realmente importa y evitar dedicar demasiado tiempo a cosas que no tendrán un impacto duradero.
- Utilice la tecnología adecuada
Las herramientas que utilizas a diario influyen enormemente en tu productividad. Con la tecnología adecuada, puedes automatizar tareas rutinarias, organizar tu flujo de trabajo y cumplir los plazos sin sentirte constantemente abrumado. Aplicaciones como Clickup y Trello pueden ayudarte a realizar un seguimiento de los proyectos y priorizar las tareas, mientras que herramientas como Slack pueden agilizar la comunicación con colegas o familiares. (Lo cual es mucho mejor que los largos y confusos hilos de correo electrónico).
Si te encuentras trabajando en varias tareas a la vez, considera la posibilidad de utilizar software de seguimiento del tiempo como Toggl o RescueTime para ver a dónde va tu tiempo. Y asegúrate de ejecutar todo este software en dispositivos que sean realmente rápidos y eficientes. Si necesitas un nuevo computadora portatil, no esperes otro año para hacerlo. Invierte en buena tecnología ahora y tu productividad aumentará drásticamente.
- Establezca objetivos específicos y alcanzables
Tener una visión clara de lo que quiere conseguir es esencial para seguir siendo productivo. Pero no basta con fijarse objetivos: hay que asegurarse de que sean específicos, alcanzables y basados en la realidad. Piense en lo que quiere conseguir hoy, esta semana y este mes. A continuación, divide tus objetivos más amplios en pasos más pequeños y factibles.
Utiliza el método SMART («Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound») para estructurar tus objetivos. Por ejemplo, en lugar de decir: «Quiero hacer más ejercicio», intenta establecer un objetivo como: «Haré ejercicio durante 30 minutos tres veces a la semana yendo al gimnasio cerca de casa con un compañero de entrenamiento». De este modo, tendrá un objetivo claro y podrá medir su progreso, lo que le facilitará mantenerse motivado y productivo.
- Cree una rutina coherente
Las personas altamente productivas conocen el poder de las rutinas. (No hay más que preguntarle a Warren Buffett, aunque no le recomendamos que se beba cinco Coca-Colas al día). Tener un horario constante reduce la energía mental dedicada a decidir qué hacer a continuación, lo que libera concentración y fuerza de voluntad para tareas más exigentes. También le ayuda a desarrollar buenos hábitos con el tiempo.
Establezca una rutina matutina que dé un tono positivo al resto del día. Puede incluir ejercicio, lectura o incluso unos minutos de meditación. Siga un método similar por la noche, para relajarse prepare su lista de tareas para el día siguiente y reflexione sobre lo que ha hecho. Cuando tienes rutinas para las distintas partes del día, creas un entorno estructurado que fomenta la productividad y te ayuda a evitar distracciones.
- Elimine las distracciones
Las distracciones matan la productividad, y minimizarlas es crucial para mantener el rumbo. Empiece por identificar las principales fuentes de distracción en su vida. Para muchos, es el teléfono: las notificaciones constantes pueden desconcentrarte y llevarte a actividades que te hacen perder el tiempo. Considera la posibilidad de poner el teléfono en «No molestar» durante las horas de trabajo, o incluso de colocarlo en otra habitación mientras trabajas.
- Tómese descansos para recargar pilas
Puede sonar contradictorio, pero tomarse descansos es una de las mejores formas de mejorar la productividad. Trabajar sin parar lleva al agotamiento y reduce la calidad del trabajo con el paso del tiempo. La Técnica Pomodoro es un método popular que consiste en trabajar en intervalos de 25 minutos, seguidos de una pausa de cinco minutos. Después de completar cuatro ciclos, haz una pausa más larga, de 15 a 30 minutos.
Estos descansos son esenciales para recargar tu energía mental, sobre todo si estás trabajando en tareas difíciles. Aprovecha el tiempo de descanso para estirarte, tomar un tentempié saludable o dar un pequeño paseo.
Reflexiona sobre tus progresos
La productividad no siempre consiste en avanzar. A veces se trata de dar un paso atrás para evaluar cómo van las cosas. En este viaje hacia una mayor productividad, tómate unos minutos al final de cada día o semana para reflexionar sobre tus logros. Pregúntate qué ha ido bien, a qué retos te has enfrentado y qué podrías mejorar la próxima vez.
Este proceso de reflexión le ayudará a ser consciente de sus progresos y a identificar cualquier hábito improductivo o bloqueo. Celebrar las pequeñas victorias te mantendrá motivado y te dará confianza, recordándote que te estás acercando a los objetivos que te has fijado.
